De architectuur van Exchange zorgt ervoor dat de verzonden mail vanuit een gedeelde/site mailbox terecht komt in de verzonden items van de persoon die de mail verzend (via send as permissions). Er zijn twee manieren om dat gedrag van Exchange te beïnvloeden.

  1. Ga aan slag met transport rules binnen Exchange (werkt voor alle mail die verzonden wordt uit die mailbox, ook vanuit OWA);
  2. Maak een aanpassing aan de registry (werkt alleen wanneer gewerkt wordt vanuit de Outlook client in het profiel waar deze instelling geconfigureerd is).


Optie 1: Transport rules

  • Maak een transport rule aan die er voor zorgt dat shared mailbox op BCC staat wanneer een mail verzonden wordt vanuit de shared mailbox.
  • Maak een rule aan voor de mailbox zodat alle mail die gezonden wordt door de shared mailbox en waar de shared mailbox op bcc staat verplaatst wordt naar de verzonden items.


Optie 2: Registry aanpassing

Door een aanpassing te doen in het het register in de HKCU kun je het gedrag van Outlook beïnvloeden zodat mail naar de verzonden items geplaatst wordt van de Outlook client.


Het gaat om deze key voor Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences. Voeg daar een reg-dword toe met de naam 'DelegateSentItemsStyle' en hex waarde 1.


Let op:

- Wel even Outlook herstarten voordat dit effect heeft.

- Werkt alleen bij reply op een mail.


Update: Microsoft is voornemens dat je in de Office 365 portal in kan stellen dat het verzonden bericht zowel in de member van de mailbox alswel in de verzonden items van de mailbox zelf wordt opgeslagen. Meer info.